Все блоги

Эффективное делегирование: как ставить задачи другим, чтобы потом не переделывать самому

Эффективное делегирование: как ставить задачи другим, чтобы потом не переделывать самому
25 октября 2021

До сих пор считаете, что справитесь с собственным бизнесом в одиночку, ведь никто не сделает лучше вас? Почитайте нашу статью о делегировании. Факт: рано или поздно часть задач придется передать помощникам. Сегодня объясняем, как это сделать, чтобы получить максимальный результат и ни о чем не жалеть.

Для начала давайте определимся, какие задачи стоит оставить себе, а какие передавать можно и даже нужно.

Оставляем: задачи для руководителя

  • Ключевые для бизнеса: те, от которых в первую очередь зависит прибыль.
  • Рискованные: задачи с высокой степенью ответственности. Например, вопросы безопасности.
  • Стратегические: планы по развитию.
  • Срочные и при этом требующие специфического опыта, которого у помощника нет.
  • Конфиденциальные: связанные с тем, что клиент просил сохранить в тайне.
  • Кадровые: найм и увольнение сотрудников, повышения, премии/штрафы и т.д.

Даже в больших компаниях руководитель должен отслеживать финансовые процессы, развитие бизнеса и управление персоналом. Это не значит, что все задачи надо делать самому — но передавать их необходимо так, чтобы не терять над ними контроль.

А вот личные отношения никогда не делегируются. Например, если вы хотите похвалить помощника, делайте это напрямую, а не через другого сотрудника.

Передаем: задачи для делегирования

  • Рутинные: простые повседневные дела, не требующие особой квалификации.
  • «Дешевые»: задачи с невысокой стоимостью часа.
  • Шаблонные: работу по инструкцrrии.
  • Подготовительные: все, что касается предварительного этапа работы, но может быть скорректировано в процессе.
  • Узкоспециальные: экспертные задачи, требующие уникальных качеств (разумеется, при условии, что сотрудник ими обладает),
  • Важные, но не срочные. Зачастую сложные задачи с комфортным сроком ставятся ради обучения.
  • Разовые и при этом не влияющие на развитие компании. Например, исследования.

Часто у руководителя есть дела, которые ему просто нравятся, хотя другие справились бы не хуже. Как поступить в таком случае? Можно ли оставить себе любимые задачи? Можно, но только при условии, что вы успеваете выполнять свои основные обязанности и не перерабатываете.

Делегируем: как правильно передавать задачи

  1. Создать инструкции. Все процессы, которые можно описать, должны быть описаны: текстом, схемами, картинками, видео-уроками — делайте, как нагляднее. Это поможет новому сотруднику быстрее включиться в работу, не грузить вас лишними вопросами и при необходимости «бесшовно» передать дела кому-то другому.
  2. Выбрать подходящего помощника. Делегирование должно быть выгодным, поэтому ищите того, кто сможет выполнять работу быстрее (а в идеале и качественнее) вас, но при этом платить ему придется меньше. Не отдавайте задачу тому, кто есть под рукой: помощник должен быть готов к ней. Но и не впадайте в другую крайность, то есть поиск идеального исполнителя. Есть золотая формула делегирования: если человек способен сделать 70% задачи — ее можно передавать целиком.
  3. Подробно объяснить задачу. Что важно проговорить (а лучше — зафиксировать письменно): цель, зону ответственности, сроки, каналы связи и желаемый результат. Можно заранее подсказать способы решения задачи и дополнительные ресурсы. В конце попросите сотрудника своими словами пересказать, как он понял задачу — это полезно для мотивации.
  4. Контролировать поэтапно. Самая распространенная ошибка руководителя: поставить задачу и в день сдачи обнаружить, что она не выполнена. Избежать этой ошибки помогут контрольные точки. Разделите задачу на 2-3 этапа, установите несколько промежуточных дедлайнов и проверяйте, все ли идет по плану, или у помощника возникли трудности. Важно: включайтесь в задачу точечно, но не мониторьте ее постоянно, иначе создадите сотруднику ненужный стресс и убьете его самостоятельность.
  5. Делегировать постепенно. Собираетесь передать помощнику несколько задач? Ставьте их по одной. Освоил первую — получает вторую, и так далее. Это снизит количество ошибок и вероятность того, что новый сотрудник не справится с нагрузкой и выгорит.


Комментарии