По запросу «методы тайм-менеджмента» Google выдает более 280 тысяч ссылок. Чтобы поберечь ваше время, копирайтер Shikari.do Женя выбрала несколько самых популярных способов и попробовала их на себе. Вот ее отчет о результатах 👇
1. Канбан
Автор техники — Тайити Оно, руководитель Toyota. Суть в том, что каждый день следует начинать с заполнения таблицы на 3 столбца:
• «Нужно сделать»
• «В работе»
• «Готово»
Срочные задачи можно докидывать в течение дня.
◼️ Мой опыт: поскольку моя работа предполагает контакты с коллегами, а также задачи на будущее, которые стоит держать в голове, я добавила столбцы «На согласовании» и «В планах на неделю». Техника это разрешает.
Каждый день в течение недели я заполняла первый столбец, затем по мере выполнения задач перемещала их во второй и далее.
На все операции с таблицей уходило до 15 минут в день — примерно столько же мне требовалось раньше, чтобы в течение дня просматривать переписку в Telegram, WhatsApp и в почте в поисках того, что и для кого я еще должна сделать.
🟢 Вердикт: «Канбан» не сэкономил время глобально, однако благодаря ему удалось лучше контролировать ситуацию и работать спокойнее. Когда все задачи перед глазами, остается их только выполнять.
❗ Переносить совсем мелкие (на 2-5 минут) задачи из столбца в столбец по одной — скучно. Для меня оказалось удобнее перекидывать их в готовые группой и всегда выполнять первыми, чтобы не копить операционку. Так мне ежедневно удавалось сберечь 20 минут, которые уходили вечером на закрытие «хвостов».
2. Не более 6
Почти «Канбан», но с парой важных различий. Бизнесмен и консультант Айви Ли предложил данный метод одной из крупных компаний в XX веке.
Вечером составьте список задач на следующий день и проранжируйте от наиболее до наименее важной. Единственное правило: не более 6. С утра выполняйте их по порядку, не начиная другие, пока не определитесь с этими. Вычеркивайте или помечайте иным способом готовое. В конце дня составьте план на новый день, добавив туда то, что не удалось сделать сегодня (суммарно не более 6 пунктов).
◼️ Мой опыт: не догадываясь о существовании этого способа, я «переизобрела» его пару лет назад. Правда, в моем списке обычно оказывалось около 7-8 пунктов.
Для чистоты эксперимента в течение недели я ограничивалась 6 задачами — справляться стало легче. Некоторые несрочные задачи пришлось перенести на следующую неделю, но это пошло мне на пользу: я меньше устала и в пятницу закончила работать на 40 минут раньше.
🟢 Вердикт: техника отлично работает на крупных задачах. К тому же она дает психологическое удовлетворение в моменты, когда по вечерам смотришь на свой список, а все пункты в нем уже зачеркнуты.
❗ Мелкие задачи удобнее записывать единой строчкой. К примеру, вместо 3 отдельных пунктов «посмотреть список тем на месяц», «уточнить у коллеги дедлайны» и «завести черновой файл» у меня было «распланировать темы на месяц». Также не рекомендую смешивать быт и работу: все задачи по хозяйству — отдельно.
3. Помидор
Бизнесмен Франческо Чирилло выяснил, что, чередуя дела и отдых, можно выполнять задачи эффективнее. Действует это так: заводим таймер на 25 минут работы. После отдыхаем 5 минут — и возвращаемся к задаче. Повторив цикл 25 + 5 четыре раза, вознаграждаем себя перерывом на полчаса.
◼️ Мой опыт: я пыталась применить методику для написания небольших (~1 лист) описаний городов. Сразу столкнулась с несколькими проблемами:
1) с крупными городами процесс шел быстро, для небольших — требовались поиск и долгая проверка информации. Уже на этом этапе было трудно сравнивать время, ушедшее на описания по методу «Помидор» и без него.
2) копирайтинг предполагает творческий подход. Когда мне удавалось поймать «волну», прерываться по таймеру не хотелось. А после искусственной паузы трудно было вернуться к мысли.
3) как только я включала таймер, не могла выполнить более срочные задачи, которые приходили в режиме реального времени. Приходилось либо затягивать с ними, либо откладывать «Помидор».
Но, может быть, он лучше работает с бытовыми делами?
К сожалению, при помывке окон он тоже оказался бесполезен. На каждое из 3 примерно одинаковых по размеру окна уходило до часа вне зависимости от того, выполнялось ли это по таймеру или без. И чисто технические трудности: например, я только закончила с одним окном и нанесла очиститель на следующее. Прозвонивший таймер приходится либо игнорировать, либо отрываться от занятия на 5 минут и затем подновлять успевший засохнуть очиститель.
❌ Вердикт: возможно, методика эффективна для долгих и монотонных задач — если есть возможность отложить остальные и выключить внешние раздражители, даже когда работаешь из дома.
4. 52 на 17
Схожий принцип, но с более длительными промежутками: на работу 52 минуты, на отдых — 17.
◼️ Мой опыт: помня о неудаче с «Помидором», данный метод я проверяла на однообразной и не самой творческой задаче: корректура и частичная редактура нескольких лонгридов — суммарно 80 страниц текста. Половину работы (40 страниц) я выполнила по своей стандартной схеме: за 90 минут, из которых 5 ушло на пару коротких передышек — я делала их не по таймеру, а когда чувствовала необходимость. Для оставшихся 40 страниц я засекла таймер. По методу «52 на 17» у меня ушло 105 минут: 88 минуты редактуры (двумя частями по 52 и 36 минут) + 17 минут отдыха.
❌ Вердикт: мне не подошла и эта техника. 52 минуты — слишком долго. Сперва я уставала и начинала поглядывать на часы, а за 17 минут отдыха успевала выпасть из рабочего ритма. В итоге времени на работу ушло больше обычного.
5. Съесть лягушку
Самую сложную и неприятную задачу (это и есть наша «лягушка») предполагается выполнять первой. После остальные должны восприниматься мозгом как более простые.
◼️ Мой опыт: таким образом я несколько раз пыталась выполнить задачу с редактурой 80 страниц из предыдущего пункта — безуспешно.
Во-первых, методика не подошла мне как сове (утром я только раскачиваюсь, а продуктивнее всего становлюсь к обеду). Во-вторых, есть риск застопориться на первой же задаче: подсознательно оттягивая ее выполнение, я теряла время, которое могла бы уделить другой работе.
Для чистоты эксперимента я провела дополнительный тест на домашних задачах: все той же очистке окон. Но и здесь мне не удалось добиться результатов. Скорость мытья с «лягушкой» и без нее одинаковая.
❌ Вердикт: для меня не сработало — но вполне может подойти для коротких напрягающих задач типа звонка боссу: вы сделали дело, а дальше свободно располагаете временем.
6. Съесть слона
Но не сразу, а по чуть-чуть: согласно данному методу, чтобы не бояться крупной задачи, ее необходимо разбить на промежуточные этапы.
◼️ Мой опыт: так я пишу статьи в блог Shikari.do, включая эту. Примерный перечень этапов:
• придумать тему;
• согласовать;
• промониторить источники информации;
• структурировать найденные тезисы;
• проверить их на достоверность, отсеять не подтвердившиеся;
• к «скелету» добавить «мясо» — черновой текст статьи;
• отредактировать;
• согласовать результат.
🟢 Вердикт: точно работает!
P.S.
В статье перечислено несколько самых распространенных техник тайм-менеджмента — не бойтесь экспериментировать с другими, адаптировать их под себя и изобретать новые. Удачи!
